オフィス向けのコピー機を導入する上で、ほとんどの場合で加入することとなるのが「保守契約」。ただ、初めてコピー機を導入する方では、保守契約でどこを見ればいいのか？どう交渉すればいいのか？分からないと思います。

保守契約は、コピー機を便利かつ安心して使用する為のもの。値段にばかり目が行き、正しく契約内容を把握していないと、思わぬところで「こんなはずではなかった」と後悔することになるかもしれません。

そこで今回は、値段の前にチェックしてもらいたい、保守契約の内容の見方についてご紹介したいと思います。交渉のコツについてもまとめていますので、ぜひチェックしてみてください。

目次
1．保守契約の必要性
2．3つの保守契約
3．契約内容のチェックポイント
4．交渉のコツ
5．まとめ

1．保守契約の必要性

オフィス向けのコピー機を取り扱う中、みなさまより「保守契約は必ず必要なのですか？」というご質問をいただくことがあります。確かに、コピー機の保守契約は「必須」ではなく、あくまで「任意」によるものです。

コピー機の値段は、新品のもので100万〜150万円ほど。中規模や大規模のオフィスともなると、2〜3台。それだけで、200万〜500万近い出費に。さらに保守契約の値段もというのは、中々に負担と言えます。

結論から申し上げると、保守契約は加入した方が良い！

保守契約とは、コピー機のインクや用紙などの「消耗品」、メンテナンスや修理などの「サービス」に対して定額または低額で対応してくれるもののこと。いわゆる「保険」をイメージしていただければと思います。

オイフィス向けのコピー機というのは精密機器の一種です。つまり、長く使うほどにメンテナンスが必要に。当然、故障や誤作動などのトラブルが発生することも考えられます。

ちなみに、コピー機のメンテナンスの値段は2万円前後。修理ともなれば10万円以上することも珍しくありません。保守契約に加入しておくことで、より安心してコピー機を導入することができるのです。

2．3つの保守契約

保守契約の必要性についてはご理解いただけたと思います。実は、そんな保守契約には主に3種類の方式が。以下に、方式ごとの特徴をまとめてみました。

1．カウンター方式
2．キット方式
3．スポット方式

1．カウンター方式

カウンター数（印刷枚数）に応じて値段が決まる方式のこと。例えば、カラーで10円/枚やモノクロで5円/枚など。ここに、メンテナンスや修理などのサービスに掛かる値段が加わります。印刷枚数が多いほどお得！になる方式として、月間印刷枚数が多い方向けと言えます。

2．キット方式

インクや用紙などの「消耗品」とメンテナンスや修理などの「サービス」がセット（キット）として値段が決まる方式のこと。例えば、3,000枚印刷できるキットが8,000円や5,000枚印刷できるキットが10,000円など。月間印刷枚数にばらつきがあるという方向けの方式になります。

3．スポット方式

インクや用紙、メンテナンスや修理など。その都度、業者に注文し値段が加算される方式のこと。ただ、スポット方式は各消耗品やサービスの値段が高く設定されているもの。正直、ほとんどコピー機を使用しないのでなければ、オフィス向けの方式ではありません。

ちなみに現在、保守契約の多くが「カウンター方式」を採用しています。しかし、そのカウンター方式もまた、業者ごとに契約内容も値段も異なるもの。よりお得！にコピー機を導入するためには、業者からより良い条件を引き出す必要があると言えます。

3．契約内容のチェックポイント

先述した通り、コピー機の保守契約は「カウンター方式」が主流。ただ、コピー機に対して素人である私たちが、正しく契約内容を把握するのは難しいもの。そこで以下に、契約内容のチェックポイントをまとめました。

1．契約期間
2．保証内容
3．契約値段

1．契約期間

保守契約を結ぶ上で、必ずチェックしたいのは「契約期間」です。一般的な保守契約の期間は5年前後。そして、基本的に1度交わされた保守契約は解約することができません。

つまり、期間終了まで決められた値段が発生することに。より良い条件の業者に出会えたとしても、契約期間のせいで乗り換えられない可能性があります。

2．保証内容

「保証内容」についても、保守契約を結ぶ上でチェックしておきたいポイントの1つ。例えば、カウンター方式であればカラー1枚がいくら、モノクロ1枚がいくら。また、どこまでのメンテナンスや修理が保証の対象となるのかなどです。

中には、値段の割に保証内容が不十分なまま契約してしまうことも。当然、必要な保証が含まれていないのですから、いざとう時には追加料金が発生することになると言えます。

3．契約値段

保守契約では、「契約値段」についてもチェックしてから結ぶ必要があると言えます。ポイントとしては、先述した「契約期間」と「保証内容」に対して、1ヶ月の値段が妥当であるのかということです。

仮に、契約期間が長いのでは最終的な値段も高くなります。また、保証内容が不十分なのであれば、値段を高く感じることでしょう。値段の安さにばかり目が行くと、後々思わぬトラブルに繋がるのです。

4．交渉のコツ

契約内容をチェックするということは、すでに業者との話し合い（交渉）が進んでいると言えます。ただ、企業間の交渉というのは、双方でのサービスと利益のすり合わせ。ほとんどの場合で、どちらかに利益が傾くものです。

であれば、利用者側として少しでも値段は安くしたいもの。そんな時に役立つのが、企業間でサービスの質と値段を個別に設定する「相対契約」というもの。以下に、交渉のコツをまとめてみました。

1．情報収集を綿密に
2．聞き役に徹する
3．20％ルールを活用

1．情報収集を綿密に

交渉の基本は、「情報収集」をいかに綿密に行うか。むしろ、十二分に情報収集ができていれば、おおよそ交渉の結果が決まったとしても過言ではありません。

コピー機の場合には、求める条件に対する競合他社の値段設定、対応を調べておくということ。おすすめは「相見積もり」を取ることです。複数社から情報を集めておくことで、交渉をより有利に進めることが可能です。

2．聞き役に徹する

交渉の序盤では、「聞き役に徹する」というのもポイントとなります。利用者側としては、業者の話をじっくり聞くことで、本当に自身の求めるサービスなのか？値段が妥当かを検討することができます。

反対に、業者側からすれば、利用者側の「沈黙」はプレッシャーに。サービス内容に不満があるのか？それとも値段に問題があるのか？考え直すきっかけとなります。場合によっては、勝手に条件が良くなることもあるのです。

3．20％ルールを活用

みなさまは、交渉における「20％ルール」というものをご存知でしょうか？これは、いわゆる「値引き」できるおおよそのパーセンテージのこと。つまり、相手が100の値段を提示してきたら、80までであれば値引きしやすいと言えます。

日本人は、どうしても「値引き」に良い感情を持っていないもの。しかし、何年にも渡り支払いが発生するのですから、少しでも値引きされるのは大きなメリットに。交渉自体は「無料」なのですから、ぜひ挑戦してみてください。

5．まとめ

今回は、コピー機における「保守契約」の見方と交渉のコツについて見ていきました。いかがでしたでしょうか？ポイントは、「期間」「内容」「値段」のバランスが取れていること。どこか1つでも突出していると、後々のトラブルに繋がるかもしれません。

また、せっかくコピー機を導入し保守契約を結ぶのですから、業者と「交渉」することもおすすめします。月額でたった数千円でもお得！になれば、年間換算で数万円の差に。ぜひ、積極的な「交渉」に挑戦しより良い条件を勝ち取ってください。