オフィスに導入するコピー機の選び方で悩んではいませんか？コピー機はOA機器の中でも、特に値段の高いものの1つ。予算の限られたオフィス経営では、少しでも値段の安いものに目が行きがちです。

ただし、値段だけで選んでしまうと本当に必要とするコピー機を導入できない場合も。結果的に、せっかく導入したコピー機の機能を十分に生かすことができず、業務効率が下がることに繋がるかもしれません。

コピー機の選び方のポイントは、値段と機能のバランスを考えるということ。その為には、「速度」「機能」「値段」の順に考えていくのがおすすめです。今回は、お得！なコピー機の選び方について見ていきたいと思います。

目次
1．値段に差がある理由
2．まずは速度はどれほどか？
3．次はどの機能が必要か？
4．最後は新品か中古か？
5．まとめ

1．値段に差がある理由

オフィス向けのコピー機を専門に活動している中で、みなさまから「コピー機ってどうして値段に差があるのですか？」というご質問をいただくことが多くなりました。コピー機の基本機能と言えば、「印刷」「コピー」「FAX」の3つほどです。

確かに、普段使用している基本機能だけで考えるのであれば、それほど値段に「差」が生まれるのか理解できない気持ちも分かります。そこで、コピー機の値段に差が出る主な理由を以下にまとめました。

1．印刷速度
2．印刷画質
3．印刷機能

1．印刷速度

コピー機と一括りにしていますが、メーカーや機種により「印刷速度」に差があります。一般的に、30枚/分以下であれば「低速コピー機」、30枚/分以上は「高速コピー機。中には、50枚/以上の「超高速コピー機」など製造されています。

基本的に、印刷速度が速いほどに値段は高い傾向に。当然、特に50枚/以上のものになると、本体の値段で300万〜500万円ほどする機種も。速いということは、それだけ技術が詰まっている為なのでしょう。

2．印刷画質

「印刷画質」もまた、メーカーや機種により差が出やすいものです。一般的に、富士ゼロックス製やキャノン製のコピー機は画質が高く、写真やグラフィックデータの色合いをそのままに表現できると言われています。

基本的に、印刷画質が高いほどに値段は高い傾向にあります。事実、上記の2社が販売するコピー機は、他社に比べて値段が高いことでも有名。印刷の質にこだわるからこそ、それだけ値段に影響が出るのです。

3．印刷機能

コピー機の「印刷機能」にも、メーカーや機種ごとに差が出ます。一般的に、省エネ機能が充実しているのはシャープ製、セキュリティ対策に自信があるのはリコー製に定評があります。

基本的に、特殊な機能が搭載されているものほど値段は高くなりがちです。例えば、リコー製で最も値段の高い機種にもなるとゆうに400万円を超えてきます。開発に莫大なコストが掛かるからこそ、値段も高くなると言えます。

家庭用ではダメなの？

オフィス向けコピー機の値段が高い！ということはご理解いただけたと思います。その為か、時折みなさまから「家庭用でも十分ですよね？」というお問い合わせをいただくこともあります。

結論から申し上げますと、オフィスに導入するコピー機では、正しくオフィス用（業務用）のコピー機を選ぶことをおすすめします。これは、以下の性能に関して家庭用とオフィス用を比較すると、明らかにオフィス用の方に分があるためです。

・インクや用紙の「消耗品」コストが低い
・印刷速度が速く耐久性が高い
・多くの機能が1台に集約されている

確かに、個人事業主や小規模オフィスなど。ほとんど印刷する必要がないのであれば、家庭用コピー機でも問題ないと言えます。ただ、印刷コストや業務効率を考えるのであれば、オフィス用のコピー機を選んだ方がお得！でしょう。

2．まずは速度はどれほどか？

オフィス向けのコピー機の値段の差についてはご理解いただけたことと思います。では次に、実際にコピー機の選び方についてご紹介しましょう。

まずは、「速度はどれほど必要か？」について考えてみてください。

先述した通り、コピー機は印刷速度が速くなるほどに、値段も高くなる傾向にあります。当然、それほど速度を求めていない方にとっては、わざわざ値段の高い高速コピー機を選ぶ必要はないのです。

ただし、いきなり「印刷速度」について考えるのは難しいと思います。選び方のポイントとしては、「月間印刷枚数」をイメージしてみるということ。月間印刷枚数から、推奨される印刷速度を割り出すことが可能です。

1．1,000枚以下
2．1,000枚〜3,000枚
3．3,000枚以上

1．1,000枚以下

月間印刷枚数が「1,000枚以下」なのであれば、25枚/分前後の「低速コピー機」で十分だと言えます。また、日間印刷枚数が10枚〜100枚程度がほとんどという方も。主に、個人事業主や小規模オフィスなどにおすすめのコピー機です。

2．1,000枚〜3,000枚

「3,000枚以下」の月間印刷枚数なのであれば、30枚/分程度の「高速コピー機」がおすすめです。また、日間印刷枚数が基本的に100枚〜300枚ほどという方も対象です。主に、中規模オフィスや連日のように会議を行うオフィス向けと言えます。

3．3,000枚以上

月間印刷枚数が「3,000枚以上」という場合には、40枚/分以上の「超高速コピー機」がベストな選択です。また、日間印刷枚数が300枚以上であることが多いという方も当てはまります。主に、大規模オフィスや拠点の多いオフィス向けのコピー機となります。

もちろん、選び方として比較的値段のお手頃な「低速コピー機」だけで検討するというのも1つの手ではあります。しかし、1日に100枚200枚と印刷する中、コピー機の印刷速度が遅いというのは大きなストレスに。また、業務効率の低下にも繋がるのでおすすめはできません。

「型番」から印刷速度が把握できる！

余談ですが、実はオフィス向けコピー機は、各機種の「型番」を見るだけ。簡単に印刷速度を確認することができるのです。例えば、「RICOH　MP C3504」という機種があります。この場合、Cの右側「35」が印刷速度35枚/分となります。

また、「Canon　imageRUNNER ADVANCE C5240」という機種であれば、Cの右型「40」が印刷速度40枚/分を。この型番と印刷速度の関係は、メーカーごとに微妙に異なります。選び方として、1つの指標くらいに考えておくと良いかもしれません。

3．次はどの機能が必要か？

先ほどは、コピー機の印刷速度から考える選び方についてご紹介しました。ぜひ、みなさまのオフィスに必要な「印刷速度」をイメージしてみてください。

次は、「どの機能が必要か？」について考えてみましょう。

先述した通り、オフィス向けのコピー機は機能が充実している。または、特定の機能に特化しているものほど値段が高くなる傾向にあります。必要とする機能にのみ絞れば、不必要な出費を抑えることに繋がるのです。

ただ、いきなり「印刷機能」について質問されても答えにくいもの。選び方のポイントとしては、「どの機能は外したくないか？」と考えること。おおよそ必要な機能が決まれば、そこから細かな部分が見えて来ることでしょう。

1．省エネ機能
2．セキュリティ機能
3．便利機能

1．省エネ機能

「省エネ機能」を中心に考えたいという場合には、「電源ON/OFFスケジュール機能」を搭載しているコピー機がおすすめ。これは、あらかじめ設定していた時間帯に合わせて、自動で電源がON/OFF切り替わるというものです。休み時間や就業時間など、コピー機が必要ない時間を設定しておくことで節電に効果が期待できます。

2．セキュリティ機能

「セキュリティ機能」を重視して導入したいというのであれば、「ICカードリーダー機能」を搭載しているコピー機なども。これは、コピー機を稼働（印刷やコピーなど）させるために、特定のICカードをかざす必要があるというものです。社員全員や特定の部署のみなど、利用者を限定しておくことでセキュリティ対策に繋がると言えます。

3．便利機能

「便利機能」で業務効率UP！を図りたいという場合では、「冊子作製機能」を搭載した機種を選ぶのも良いでしょう。これは、コピー機が「印刷」から「製本」までを自動で行うというもの。中には、「（針なし）ホチキス機能」を搭載したものも。会議資料や商品カタログなど、大量に資料を用意する際には、時間も手間も削減できます。

ちなみに、ほとんどのオフィスでは「印刷」「コピー」「FAX」の3つの基本機能しか活用されていません。つまり、選び方として「最低限の機能さえあれば良い」のであれば、より値段のお得！なコピー機を導入することができます。

ただ、せっかくコピー機を導入するのであれば、より「安く・安全・便利」な機種を選びたいもの。ぜひ、「こんな機能が欲しい」とイメージした上で、上記の選び方からベストな1台を見つけてみてください。

4．最後は新品か中古か？

選び方として「印刷速度」「印刷機能」と来ると、いよいよ求めるメーカーや機種は絞られてくると思います。しかし、いくら候補が絞れたとしても、オフィス向けのコピー機の値段は高いものです。

そこで最後は、「新品か中古のどちらにするのか？」を考えることとなります。

基本的に、オフィス向けのコピー機の値段は、新品で100万円〜150万円ほど。高い機種にもなれば500万円近くになることもあります。正直、1台導入するだけでも個人事業主や小規模オフィスなら大きな負担となるでしょう。

そこで登場するのが、「中古」という選択肢！

コピー機は中古になることで30％〜70％ほど、値段が下がると言われています。例えば、新品の100万円であれば中古では30万〜70万円ほどに。ただ、中古のコピー機には、故障しやすいというリスクもあります。以下に、新品と中古、選び方の基準をまとめました。

・新品…5年以上使用するつもり
・中古…3年以下で買い換えるつもり

一般的に、コピー機の買い替え時は「5年〜7年」です。つまり、上記の選び方は、次への繋ぎとしては「中古」、長く安心して使いたいのなら「新品」となります。ぜひ、どちらがよりお得！かを考えた上で選んでみてください。

5．まとめ

今回は、オフィス向けコピー機の選び方ということでお話を進めてきました。主なポイントは、「速度」「機能」「値段」の順番で考えるということ。まずは、「毎月どれくらい印刷するのか？」というところからイメージしてみましょう。

ちなみに、コピー機の選び方としては、どの業者に頼むのかも重要に。その為には、複数社から「相見積もり」を取るのがおすすめです。ぜひ、信頼できる1社と共に、値段と機能のバランスの取れた1台を選んでみてください。