オフィス向けのコピー機と言えば、新品の値段で100万円以上するのは当たり前。予算のことを考えるのであれば、少しでも安い値段のコピー機を選びたくなる気持ちも分かります。

ただし、値段にばかり注目していると、思わぬところで失敗する可能性が。結果、業務に支障をきたす可能性も。コピー機は、値段を含め総合的に判断し、ベストな1台を選ぶ必要があるのです。

そこで今回は、コピー機選びでよくある失敗から、対処法についてまでをご紹介したいと思います。ぜひ、この記事を参考にし値段に惑わされずコピー機を選んでみてください。

目次
1．営業担当者に任せっきり
2．目的と機能が合っていない
3．契約内容を把握していない
4．まとめ

1．営業担当者に任せっきり

コピー機選びでよくある失敗例としては、営業担当者の勢いに飲まれて契約してしまうというもの。その結果、本当に求めるサービスが受けられない。通常よりも高い値段で契約してしまうことが挙げられます。

正直、私たち利用者の多くは、オフィス向けコピー機に対して素人です。知識量では、営業担当者に勝てるはずもありません。ただ、何も考えず「こちらのプランがおすすめです」と、営業担当者に勧められるままに契約するのは要注意です。

営業担当者は売りたい商品をおすすめする！

どこ業界でも言えることですが、営業担当者には「営業成績」というものがあります。当然、会社が押している商品、売りたい商品を多く販売した営業担当者の評価は高くなるものです。

評価が高い営業担当者ほど、出世も速く給与も上がりやすいもの。誰だって、自身が営業担当者という立場であれば、多少勢いに任せてでも不必要なプラン、合わないプランを販売したいと思うことでしょう。

どうすればいいの？

1番のポイントとしては、「営業担当者に任せっきりにしない」ということ。その為には、営業担当者の勢いに飲まれるのではなく。以下の点を意識し、利用者側が主導権を握る必要があります。

1．「相見積もり」を取る
2．求めるサービスを明確にする
3．気になる点はその場で質問する

1．「相見積もり」を取る

コピー機でよくあることとして、飛び入りの営業担当者に押されて契約してしまうというもの。しかし本来、より良い契約を結ぶ為には、複数社から同じ条件下で「相見積もり」を取る必要があります。

相見積もりを取ることで、各社ごとの値段や営業担当者の対応など、細かく比較することができます。また、複数の営業担当者と関わることで正しい知識も。本当に信頼できる1社と契約することに繋がるのです。

2．求めるサービスを明確にする

先述した通り、私たち利用者というのはコピー機に関して素人です。ただ、日々どれくらいの頻度でコピー機を使用しているのか把握すること。そこから問題点を洗い出し、新たに契約するコピー機に求めるサービスを明確にすることは可能なはずです。

求めるサービスが明確であれば、営業担当者が提案する不要なサービスや値段に気づくことができます。また、利用者側から積極的にサービスを提示することで、営業担当者としてもベストな提案をすることができると言えます。

3．気になる点はその場で質問する

営業担当者の言われるままに、提案するままに契約していたのでは質問する間さえありません。ビジネスにおいて、質問しないということは「知っているもの」として扱われます。当然、必要なサービスを得ることも難しいでしょう。

営業担当者に対して気になる点について、その場で質問する必要があります。質問をすることで、疑問の解消に繋がります。また、その答えから相手の人となりを見極めることも。値段以上にお得！な業者選びが可能となります。

2．目的と機能が合っていない

契約したものの、必要とする機能が装備されていないというのも、コピー機選びでよくある失敗として挙げられます。その結果、導入したコピー機を使い熟すことができず、業務効率UP！どころか業務の妨げにさえなる可能性もあるのです。

コピー機と一括りにしていますがメーカーごと機種ごと、値段から性能、機能に至るまでさまざまです。単純に、「安いから」「機能が豊富と聞いたから」という理由だけで選んでしまうというのは後悔に繋がります。

「高い値段＝必要とする機能」という訳ではない！

例えば、コピー機の中には50枚/分もの高速印刷ができるもの。25枚/分と低速なものの、高画質な印刷ができるもの。ICカードリーダーが標準装備され、セキュリティ対策が万全なものなど。本当にさまざまです。

もちろん、値段が高いコピー機ほど機能は充実している傾向にあります。ただ、利用者がコピー機に求める機能というのはある程度決まっているもの。普段使用しないようなな機能にまで、値段を掛ける必要はないのです。

どうすればいいの？

1番のポイントとしては、「目的を明確にする」ということ。その上で、各メーカーや機種の特徴を比較することで、本当に求める1台を見つけることに。まずは、以下の点について考えてみてください。

1．月の印刷枚数
2．求める印刷の質
3．特殊な機能の必要性

1．月の印刷枚数

オフィスの規模はもちろん、会議の頻度など。印刷する頻度や枚数というのはそれぞれかと思います。当然、オフィスの規模が大きければ印刷枚数も多くなる傾向に。頻繁に会議を行うのであれば、それだけ資料を印刷することになるでしょう。

基準としては、1度に100枚以上、月に500枚以上印刷する場合は、30枚/分以上の「高速コピー機」がおすすめです。他のコピー機に比べて値段は高いものの、印刷の手間はもちろんコスト削減にも効果が期待できます。

2．求める印刷の質

オフィスの業種はもちろん、部署の役割など。印刷に求められる質というものにも差はあるものです。例えば、写真やグラフィック画像などを印刷するのであれば、高画質な印刷が求められます。反対に、文字文書のみであれば低画質でも問題ないでしょう。

ポイントは、写真やグラフィック画像など、細かな色合いが必要なのかどうかということ。高画質な印刷が必要なのであれば、30枚/分以下の「低速コピー機」で色合いの美しさを重視して選んだ方が良いと言えます。

3．特殊な機能の必要性

当然、オフィスの業種によっては、コピー機に特殊な機能を求めることも考えられます。設計事務所であれば「CAD出力」、金融系企業であれば「ICカードリーダー」など。中には、製本機能を装備したコピー機まで存在しています。

重要となるのは、オフィスにとってどのような機能が必須となるのかを明確にすること。単純に文書の印刷や資料のコピーを取りたいだけなのであれば、最低限の機能が装備されている値段のお得なコピー機でも十分なのです。

3．契約内容を把握していない

コピー機選びでの失敗例としては、契約期間と契約費用を正しく把握していないというものがあります。その結果、予想より契約期間が長い、契約費用が高いということに。当然、総合的な値段も高くなることに繋がります。

一般的に、オフィス用コピー機では「保守契約」を結びます。保守契約とはインクや用紙、メンテナンスや修理などに掛かる費用を定額にするというもの。当然、業者ごとに契約内容は異なり、正しく把握していないと後悔する可能性が高まります。

コピー機は必ず故障する！

どんなに高性能、新商品であるとしてもコピー機は精密機器です。長期で使用するのであれば、定期的なメンテナンスは必須。時には、故障により修理する必要が発生することも珍しくありません。

もちろん、コピー機のトラブルに対してメンテナンスや修理など、その都度業者に依頼することは可能です。ただ、基本的に単発の依頼というのは、どの業者も高めに値段を設定しているもの。年に数度でも修理依頼をするだけで数十万円〜と値段がかさむことが考えられます。

どうすればいいの？

1番のポイントとしては、「保守契約の種類と内容を把握する」ということ。その上で、普段の利用状況と照らし合わせることで、ベストな保守契約を結ぶことに繋がります。以下に、保守契約の主な種類と内容をまとめました。

1．カウンター方式
2．キット方式
3．スポット方式

1．カウンター方式

印刷枚数に合わせて値段が決まる保守契約のこと。現在、最も一般的と言える方式です。例えば、モノクロ1枚5円やカラー1枚10円など。大量印刷を行うという方の場合には、お得！になりやすくおすすめ。ただ、業者によっては1枚ごとの値段が高いところもあるので注意が必要です。

2．キット方式

インクや用紙などの「消耗品」とメンテナンスや修理などの「サービス」に掛かる費用が1つのキットとして決められている保守契約のこと。例えば、500枚分のインクと用紙で8,000円。メンテナンスと修理を合わせて10,000円など。1ヶ月の印刷枚数に偏りがあるという方は、お得！と言えます。

3．スポット方式

インクや用紙、メンテナンスや修理など。各消耗品や各サービスに対して、その都度依頼し値段が発生するという保守契約のこと。イメージとしては、家庭用のコピー機を使用する感覚と同じ。ただ、1回に掛かる値段は高くなりがちです。あまりコピー機を使用しないという方向けになります。

4．まとめ

今回は、コピー機選びでありがちな失敗を元に、対処法や選び方についてまとめてみました。「安いから」「よく分からないから」など、業者側に流される形で選んでしまうことが一番の失敗の素と言えます。

ポイントは、オフィスでコピー機をどう活用したいのか？これまでの利用状況からどんな不満があるのか？など、利用者側が主体的に考えるということにあります。そうすることで、業者側に自身の求めるサービスを正しく伝えることが可能となります。

また、コピー機は導入してから、契約中の業者とどう付き合うのかも重要です。より良いサービスを受ける為には、信頼できる業者選びも。複数社から長く付き合いたい1社を選ぶことで、値段以上に良いコピー機を導入できるでしょう。