オフィスにはコピー機を始め、様々なOA機器が必要となります。オフィス用ということもあり、家庭用に比べてどれも値段が高いもの。予算の関係上、全て揃えていると驚くほどの金額に膨れ上がっていることも珍しくありません。

だからこそ、OA機器は少しでも値段のお得なものを選びたいものかと思います。ただ、コピー機は値段で選ぶことはしないことをおすすめします。なぜなら、値段で選んでしまうと本当に必要なサービスが得られない可能性があるためです。

では、どうすれば値段に囚われずベストなコピー機を選ぶことができるのか？ポイントとしては、「信頼できる業者」を選ぶということ。今回は、そんな信頼できるコピー機業社の選び方をご紹介したいと思います。

目次
1．コピー機を導入する方法
2．業者選びの3つのポイント
3．見積書はここをチェック！
4．まとめ

1．コピー機を導入する方法

家庭用のコピー機であれば、いわゆる「家電量販店」などで本体とインクを購入するだけ。ただ、オフィス用のコピー機となればそうはいきません。実は、オフィス用コピー機には、導入方法が主に3種類あるのです。

1．購入
2．レンタル
3．リース

1．購入

コピー機の導入方法としては、「購入」がまず挙げられます。そして、購入の中にも「新品」にするのか、「中古」にするのかという選択肢が。以下に、新品と中古のメリットを挙げてみました。

・新品…最新機種が使える
・中古…安い値段で導入できる

一般的に、オフィス用コピー機の値段、新品で50万〜150万円ほどします。中には、500万円近くする高級品も。予算に余裕があれば、新品を選ぶのが基本的におすすめです。

ただし、予算に限りがあれば、中古という選択肢も。ただ、中古の場合、安い値段で導入できる反面、業者のサポート体制が不十分だったり、コピー機自体が壊れやすいというリスクもあります。

2．レンタル

「レンタル」というのも、コピー機の導入方法としては選択肢に入れておく必要があります。レンタルとは、単純にレンタル業者が保有しているコピー機の中から、必要とする機種を期間を定めて借受けるというものです。

ただ、オフィス用としてレンタルはおすすめできません。これは、レンタルがあくまでイベントのような短期間だけコピー機が必要な場合に利用されるもの。長期契約してしまうと、購入よりも値段が高くなる傾向にあるためです。

3．リース

オフィス用のコピー機の導入方法としては、「リース」というのもあります。リースとは、リース会社が利用者の求める機種（機器）を代わりに購入し、期間と値段を定めて貸し付けるというものです。

一見すると、リースもレンタルも同じものに思えるかもしれません。しかし、そこには明確な違いが。以下に、リースのどこがレンタルと異なるのかをまとめてみました。

・自由に機種を指定することができる
・月額料金（リース料）がお得
・メンテナンスや修理などが充実

リースでは、利用者が支払うはずのコピー機本体の値段が必要ありません。つまり、初期費用を大幅に抑え、求めるコピー機を導入することができるのです。反面、リースには「途中解約できない」という特徴もあるので注意が必要です。

保守契約は必須！

少し話が逸れますが、オフィス向けコピー機を導入する際には、忘れずに販売業者やリース会社と「保守契約」を結ぶことをおすすめします。保守契約とは、いわゆる「メンテナンス」や「修理」など、導入後に発生するトラブルに対するサービスのことです。

また、保守契約の中には「インク代」や「用紙代」などの消耗品も含まれる場合がほとんどです。その上、保守契約を結ぶことで、これら消耗品を定期的に届けてくれる業者も。その都度、消耗品を補充したりメンテナンスや修理を依頼する必要がなく、経費削減と業務効率UP！が期待できます。

2．業者選びの3つのポイント

オフィス用のコピー機には、導入方法がいくかあることはご理解いただけたと思います。ただ、どのような方法で導入するとしても、コピー機は「業者選び」がもっとも重要と言えます。これは、先述した「保守契約」の内容が業者ごとに大きく異なるためです。

当然、保守契約の内容が手厚いのであれば、メンテナンスや修理など。より良いサービスを受けることができます。では、どうすればより良い業者を選ぶことができるのか？以下に、値段以上にお得な業者選びの3つのポイントをまとめました。

1．説明の丁寧さ
2．見積書の見易さ
3．対応の速さ

1．説明の丁寧さ

業者選びのポイントとしては、「説明の丁寧さ」に注目してみてください。家庭用とは異なり、オフィス用のコピー機は業者側の営業担当者と打ち合わせを重ねながら、求めるコピー機やサービスを選ぶこととなります。

正直、素人の私たちではコピー機本体の詳しい違いやサービスの内容など分からないもの。そんな素人に対して、真摯に分かりやすく説明できる営業担当者のいる業者というのは、それだけ信頼できると言えるでしょう。

2．見積書の見易さ

「見積書の見易さ」というのも、業者選びのポイントとしては重要と言えます。一般的に、見積書というのはサービスごとに値段を細かく記載しているもの。ただ、多くの業者は不明瞭な見積書で「どこにいくら」掛かっているのかが分からなくなっています。

だからこそ、明確に値段が記載され、かつ見やすい見積書というのは、信頼できる業者の証。ちなみに、見積書は「相見積もり」を取るのがおすすめ。複数社を比較することで、より良い1社と巡り会える可能性が高まります。

3．対応の速さ

「対応の速さ」というのもチェックする必要があります。業者選びをしているということは、業者側としてもまだ利用者が本当に契約するのか分からない段階。結局契約しない可能性も考えると、できれば手間も時間も掛けたくないものです。

そんな利用者の要望に対して、適切かつ迅速に対応できるというのは、信頼できる業者と言えます。実際に契約後、故障などのトラブルが発生したとしても、待たされることなくサービスを受けることができるでしょう。

これら業者選びのポイントは基本的なもの。ぜひ、打ち合わせ時にはチェックし、値段以上に信頼できる業者を見つけてみてください。

3．見積書はここをチェック！

先ほど、業者選びのポイントの中で、「見積書」が登場しました。ただ、コピー機に対して素人である私たちでは、中々に見積書の内容を把握することは難しいものです。そこで、以下に見積書でチェックしてもらいたい2つのポイントをまとめました。

1．初期費用
2．月額費用

1．初期費用

初期費用とは、コピー機本体と設置工事に掛かる値段のこと。当然、新品や中古のコピー機を購入すれば発生します。反面、リース契約であれば、この初期費用は事務手数料のみ。ほぼ「0円」でコピー機を導入することができます。

ポイントとしては、購入やリース、どの導入方法を選ぶのかということ。これは、コピー機に掛けられる予算や求めるサービスにより異なるもの。これまでの利用状況と合わせ、信頼できる業者とよく相談した上で決めるのがおすすめです。

2．月額費用

月額費用とは、インクや用紙、メンテナンスや修理に掛かる値段のこと。これは、購入やリースに関わらず、必ず発生するもの。特に、インクや用紙というのは、一つひとつは少額なものの長期で考えると大きな出費に繋がります。

ポイントとしては、先述した通り「保守契約」には必ず加入しておくということ。一般的にコピー機を利用（印刷）すればするほどお得！になるものですが、業者ごとにサービスには差が。だからこそ、信頼できる業者選びが重要なのです。

特に注目したいのは、「月額費用」。コピー機は年単位と長く利用するものです。当然、その間にはインクや用紙などの「消耗品」、メンテナンスや修理などの「サービス」が必要となります。

1ヶ月で見ると安いものでも、契約期間全体で考えると予想以上に大きな額になることも珍しくありません。コピー機を契約（購入）する前には、総合的に値段を把握し、求めるサービスと合うものを選ぶようにしましょう。

4．まとめ

今回は、コピー機を値段だけで把握しないために、信頼できる業者選びのポイントについてご紹介しました。いかがでしたか？ぜひ、業者との打ち合わせの際には、紹介したチェックポイントを参考にしていただければと思います。

信頼できる業者を選ぶ1番のポイントは、「営業担当者」と言えます。営業担当者とは、まさにその業者の「顔」と言える存在。そんな営業担当者が信頼できるかどうかは、業者自体を信頼できるのかに繋がるものです。

特に、「聞き上手」な営業担当者はおすすめです。聞き上手な方というのは、相手の悩みを聞くことに慣れており、適切な解決策を提示できるもの。ぜひ信頼できる営業担当者、業者から値段以上にお得！なコピー機を導入してください。